堅牢なデータベース構造で、
マニュアル作業、データ改変リスク、
Excel管理から解放
日揮ホールディングス株式会社
組織再編に伴う業務量の増加を、
マニュアル作業の削減で大幅に効率化された事例について、
経理チームの松田様にお話しをうかがいました。
（2021年９月時点の内容です）
導入背景
持株会社体制への移行に伴い、同じリソースで、工数が増大した決算への
対応をすることになり、工数削減が急務に
導入効果
転記などのマニュアル作業が大幅減。作業の標準化ができ引継ぎもスムーズに
導入を検討した背景を教えてください
持株会社体制への移行で工数削減急務
2019年10月の持株会社体制への移行により、従来のリソースで、工数の増加した決算作業を行うことになりました。実際の作業を終えて、これは何とかしなくてはと現場から声が上がり、工数削減のための検討を開始しました。
導入の決め手はどのような点でしたか
データベース構造の評価
システム化で作業効率が上がるのはもちろんですが、特にデータベースで数値を管理するという点を評価しました。
Excel作業ではバージョン管理など、どうしても煩雑さやリスクがありました。XSAであれば、
・最終データの一元管理
・どこから数字が飛んできているかが明確
・引継ぎがしやすい
など、Excelから脱却し、データベース管理をすることのメリットが享受できると判断し、宝印刷に発注しました。
初期工数の少なさ
他のシステムだと、システム利用のためにExcelの作りこみなどの事前準備が必要でした。その点XSAであれば初期工数がほとんどかからず導入負荷が低かった点も、発注の決め手となりました。
また、実際に導入した際も、想定通りの工数で、丁寧なコーチングとマニュアルでスムーズに導入することができました。
導入してどのような効果が実感できましたか
マニュアル作業の圧倒的削減
とにかくマニュアル作業が減りました。特に転記が減った点に一番効果を実感しています。
財務諸表については、精算表の更新をしたらほぼ終わったようなものなので、とても楽になりました。
全体としては、３割くらいの工数削減ができたと実感しています。
作業標準化で引継ぎもスムーズ
当社はジョブローテーションが多いのですが、Excel→システム化により作業が標準化できたので、引継ぎがしやすくなりました。また編集はWord感覚で、システム全体の導線も分かりやすいので、「匠の技」が必要なシーンがほとんどなく、新入社員でもすぐに使うことができ助かっています。
データの信頼性
データべース上でチェックが働いているので、ミスを発見するための読み合わせや修正にかかる手戻りがほとんどなくなりました。また、当期数値だけでなく、前期数値もデータベースからきているので、手作業に比べ信頼性が高く、前期数値が正しく入っているかの確認の工数を減らすことができました。
WizLaboへの期待
マルチウィンドウ表示はいいですね。また、データベースによるメリットをいかしつつ、Excel感覚で操作ができるようなので、マスタ追加などの操作性がさらに良くなると期待しています。
開示の周辺業務である、取締役会資料や決算説明会資料などはまだ手作業で行っているので、WizLaboのデータベースを活用できれば工数削減も4割くらいにアップすると期待しています。また、計算書類の作成についても、WizLaboの使用を検討していきたいです。