ファイル取り込みのフル活用で、
人的ミスを最大限防止。
チェックや役員会資料の作成など、
効率アップで工数削減。

導入を検討した背景を教えてください

決算早期化の潜在的課題

決算発表日が同業他社に比べ遅く、役員からも改善を指示されていました。原因を探ってみると、開示作業の大部分で行っていた”手作業”が早期開示のネックになっていることが分かりました。

手作業による労務時間の圧迫

当時は、連結作業後の開示書類作成作業のほとんどが”手作業”でした。そのため、多くの時間を開示数値作成・転記作業に取られてしまっている状態でした。
また、その過程でのチェック作業についても、経理部全員で読み合わせを何度か行っていたので、大きな負担となっていました。

導入してどのような効果を実感できましたか

チェックや転記などの手作業をなくすことができ、導入前と比較しても、年間約130人日の工数削減を実現できました。決算早期化の実現に加え、土日やGWの出社を大幅に減らすことができ、目に見える変化を感じています。

特に効果のあったポイントは以下の3つの点です。

• チェック、読み合わせ工数削減

一つ目は、整合性チェックがかかることで、数値チェックや読み合わせの時間を大幅に削減できたことです。チェックの時に発見するのではなく、数値を取り込んだ段階で、瞬時にシステムチェックがかけられるので、無駄な時間が無くなりました。

• 役員会資料への転記工数削減

二つ目は、役員会などの資料もX-Smart.Advanceで作成することで、無駄な転記作業を削減することができました。一つのデータソースから開示書類以外の書類にもリンクができるのは、今までの開示システムにはなかったのが不思議なくらい、作業者からみたら自然な流れであり、重宝しています。

• 人的ミス減少

三つ目は、入力ミス、修正漏れなど、人的ミスが発生しづらくなったことです。ファイル取り込み機能をフル活用することで、数値の入力や転記をする際の人的ミスが格段に減りました。また、基礎データを修正すれば、関連する該当数値がすべて置き換わるので、修正漏れも防ぐことができています。

ファイル取り込みのフル活用とは、どのような使い方ですか

注記も含め、X-Smart.Advanceへ数値の取り込みは“ファイルアップロード”で

取込用のファイルは、XSAからダウンロードしたExcelシートを基礎資料の末尾にコピーし、参照式などで流し込めるようにしています。
財務諸表だけでなく、注記もほぼすべてをファイルのアップロードで取り込んでいます。コピー＆ペーストも手作業なので、何かしらの貼り付けミスが起こる可能性がありますが、ファイルアップロードであればそれも防ぐことができます。現在、DivaSystemのバージョンアップを行っていますが、完了すると財務諸表の取り込みについてはX-Transferで連携が可能になり、より効率化が図れると期待しています。
また、うれしい効果としては、作業の分散化と平準化ができたことです。以前は、開示担当者が、各注記の担当者からExcelを回収して入力作業を行っていましたが、各注記担当にIDを支給し、各自で取り込みまで行うようにしました。“誰でも簡単に操作できる”ので実現できたことです。在宅勤務とも相性がいい作業方法ですし、他社さまにもぜひおすすめしたいです。

WizLaboへの期待

マルチウィンドウ対応や、WEBスプレッドシートの入力インターフェースはまさに望んでいた機能です。今まで以上に “誰でも” “容易に” 作業ができるようになると思うので、操作する機会が限定的な子会社での活用も、前向きに検討したいと思います。

また、会計システムとの連携では、マスターの連携が実装されるとのことですが、これは以前に私が希望していた機能ですね。会計システムと開示システムのつなぎ部分の親和性がさらに良くなるよう、今後も期待しています。

宝印刷：マスター連携機能は、葛西様やその他のお客様のお声から実現した機能です。貴重なご意見ありがとうございました。
今後も、お客様の実務に寄り添った機能を始めとして新しい価値をご提供できるように努めてまいります。ご期待ください。

以上