決算期の救世主！小規模上場企業の開示業務を効率化するヘルプデスク

目次

こちらのコラムでは、中堅規模の上場企業における決算開示業務の効率化事例をご紹介しました。
具体的には、決算短信の注記作成業務をWizLaboのようなシステムを活用して分担し、効率化を図る事例でした。

今回は、さらに小規模な上場企業がどのように決算開示業務を進めているのか、そしてその中でいかにヘルプデスクが重要な役割を果たすのかについて、具体的な事例を交えながら解説します。

少人数のチームが直面する決算開示業務の課題

小規模な上場企業では、決算の実務から開示業務までを少人数の担当者が兼任していることがほとんどです。さらに、月次の決算業務や入出金管理などの財務業務も同じ担当者が行うため、決算期は非常に多忙を極めます。

例えば、3月決算の企業の場合、以下のようなタイトなスケジュールで業務が進められます。

これらの業務を少人数で並行して進めるため、担当者の業務負担は増大し、残業も多くなりがちです。
特に3月決算では、4月末から5月上旬にかけて大型連休があるため、決算作業に充てられる実質的な日数はさらに限られてしまいます。

開示業務における担当者の課題とサポートの必要性

このようなタイトなスケジュールの中で、経理担当者は財務諸表や注記、決算短信の経営成績等の概況、招集通知の事業報告など、多岐にわたる開示書類の作成を担当します。管理部門の人員が少ない会社では、経理部門がほとんどの開示項目を作成することも珍しくありません。

そのため、経理部門全員が開示業務に携わることもあり、中には開示業務の経験がほとんどない中途入社の担当者が、いきなり開示システムに数値入力や文書編集を行うケースも発生します。小規模な上場企業では、担当者の入れ替わりも比較的多い傾向にあるため、このような状況は決して例外ではありません。

例えば、決算短信の担当割り振り例を見てみましょう。

この事例の場合、開示業務の経験が浅いAさんは、集計されたExcelデータから注記や財務諸表の一部など、特定の開示数値をWizLaboのような開示システムに転記することになります。使い慣れないシステムの操作に戸惑いながらも、なんとか対応を進めることになります。また、目次や体裁の調整といった細かな作業も担当します。

本来であれば、事前にシステム操作に慣れる時間を確保したいところですが、目の前の月次業務が優先されるため、ぶっつけ本番で作業に臨むことも少なくありません。

決算開示業務の鍵を握る！迅速なヘルプデスクサポートの重要性

不慣れな中でなんとか決算短信の作成を終えても、次は年に一度しか作成しない招集通知や有価証券報告書の作成が控えています。ここで、体裁の調整や科目組替などの操作で悩むことが多く、「どうすればいいのだろう？」と途方に暮れてしまうことも。WizLaboのチャットボット機能で解決策を探すことも可能ですが、それでも不明な点が生じた場合は、メールや電話でヘルプデスクに頼ることになります。

このような状況で、開示業務の経験が浅い担当者が「本当に助かる！」と感じるのは、ヘルプデスクの回答の速さです。作成期日が目前に迫る中、システム操作がうまくいかない時に、問題箇所のスクリーンショットを添付してメールで問い合わせると、すぐに的確な回答が得られる。これは、担当者にとって非常に心強いサポートとなります。迅速な対応は、不安を解消し、安心して作業を進めるための大きな助けとなるのです。

逆に、回答が遅いと、操作初心者はさらに不安になり、無駄な操作を繰り返して混乱を深めてしまうこともあります。